Sendungsarten · Kuvertieren lassen
Mitgliederpost für Verbände, Vereine und Kammern kuvertieren wir in Tschechien – Standardformate mit gleichen Beilagen maschinell, Sendungen mit Ausweis oder Heft von Hand. Der Rahmen liegt bei 6 ct – 45 ct je Sendung (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster); von Hand rechnen wir rund 17 Sekunden für Falzen, zwei Beilagen, Antwortteil und Kuvertieren. Da jedes Anschreiben eine Anschrift trägt, arbeiten wir ausschließlich in der Halle.
Richtwert 2026 rund 17 s je Sendung von Hand (Voreinstellung im Kuvertierrechner) · Arbeitsanteil rund 7,8 ct · typischer Preis je Sendung 6 ct – 45 ct
Mitgliederpost mischt oft Pflicht und Kür: die Beitragsrechnung oder Beitragsbestätigung, ein neuer Mitgliedsausweis, das Mitgliederheft oder der Jahresbericht, eine Einladung zur Versammlung mit Vollmachtsformular und ein Rückumschlag. Nicht jedes Mitglied bekommt alles – Fördermitglieder etwa keinen Stimmzettel, Neumitglieder zusätzlich ein Begrüßungsblatt.
Typische Einlegereihenfolge von der Fensterseite nach hinten:
Sind Ausweis und Anschreiben beide auf ein Mitglied bezogen, müssen sie in derselben Reihenfolge gedruckt sein – dann prüfen wir in der Stichprobe die Mitgliedsnummer auf beiden Teilen.
Ohne Heft genügt DIN lang mit Fenster links; mit A5-Heft wird es C5, mit A4-Heft C4. Kartenträger mit Ausweis tragen einen bis zwei Millimeter auf und sitzen hinter dem Anschreiben, damit das Fenster frei bleibt. Das Gewicht wächst mit dem Heft am stärksten; die Mustersendung zeigt, ob die Sendung in der Gewichtsstufe bleibt, die Ihr Postdienstleister ansetzt.
Unterschiedliche Zusammenstellungen der Beilagen je Mitgliedsgruppe – ordentliche, fördernde, neue Mitglieder – bedeuten unterschiedliche Gewichte. Die Zählwaage bekommt deshalb je Gruppe ein eigenes Soll.
Maschinell läuft Mitgliederpost, wenn alle Mitglieder dieselben Beilagen in DIN lang und C5 bekommen – der Richtwert liegt dann bei 6 ct – 14 ct je Sendung. Sobald ein Ausweis dem Anschreiben zugeordnet werden muss, Hefte über 5 mm beiliegen oder Gruppen verschiedene Beilagen bekommen, arbeiten wir von Hand: 18 ct – 45 ct je Sendung (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).
Adressierte oder personalisierte Sendungen kuvertieren wir nur in der Halle; in Heimarbeit laufen allein unadressierte Vorarbeiten wie Beilagen zusammentragen, Karten in neutrale Kuverts stecken oder Antwortkarten einlegen. Neutrale Vorarbeit, etwa Rückumschläge in Vollmachtsformulare legen, kann dort laufen. Adressierte Anschreiben sind personenbezogene Daten: Auf Wunsch schließen wir einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, nur die Mitarbeiter des Auftrags haben Zugriff, und wir fertigen keine Kopien oder Scans der Adressen an.
Wir brauchen je Mitgliedsgruppe ein Referenzstück, die Stückliste je Gruppe mit Mengen, die gedruckten Anschreiben – nach Gruppen getrennt oder mit Gruppenkennzeichen – und die Beilagen. Bei Ausweisen zusätzlich die Angabe, wie sie dem Anschreiben zugeordnet werden. Fehl-, Über- und Restmengen gehen gezählt an Sie zurück oder werden nach Ihrer schriftlichen Vorgabe vernichtet.
Typische Stolpersteine und wie wir ihnen vorbeugen
Wo diese Sendungsart bei uns endet: Mitgliederdaten pflegen oder Anschreiben mit Anschriften bedrucken gehört nicht zu unserem Kuvertierservice; das Drucken übernimmt Ihre Druckerei oder der Adressdruck bei APOOL WERKE auf apool.de.
| Sendung | Worauf es ankommt |
|---|---|
| Beitragsrechnung eines Berufsverbands mit Ausweis | Nummernabgleich zwischen Ausweis und Anschreiben. |
| Einladung zur Mitgliederversammlung mit Vollmacht | Rückumschlag zuletzt, Fördermitglieder ohne Stimmzettel. |
| Jahresbericht einer Stiftung an Förderer | Heft in C4, Anschreiben vorn. |
| Vereinszeitschrift mit Beitrittsflyer | Gruppen nach Stückliste, siehe Mischmailing nach Empfängergruppen. |
Zeitplan
Eilaufträge auch am Wochenende und an Feiertagen – Zuschlag 25 % (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster).
Aus der Praxis
Ein Berufsverband aus Koblenz verschickte 28.000 Beitragsrechnungen mit neuem Mitgliedsausweis, Verbandsheft im A5-Format und Rückumschlag in C5. Weil Ausweis und Rechnung zusammengehören, lief alles von Hand: 17 Sekunden je Sendung, rund 132 Arbeitsstunden oder 2.182 € beim Satz von 16,50 €, dazu 60 € Einrichtung (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster), ohne Kuverts und ohne Porto. Der Verband schloss mit uns einen AV-Vertrag. In der dritten Stichprobe fiel ein Versatz um eine Nummer auf – die Druckerei hatte einen Bogen doppelt ausgegeben; die betroffenen 250 Sendungen wurden neu zusammengeführt.
Richtwerte: Richtwerte 2026 – unverbindlich. Ihr konkretes Angebot erhalten Sie nach Anfrage und Muster. Alle Preise netto zzgl. USt. – bei Leistungen an Unternehmen in Deutschland gilt das Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG), es fällt keine tschechische Mehrwertsteuer an.
Ja, auf Wunsch nach Art. 28 DSGVO. Adressierte Anschreiben sind personenbezogene Daten: Auf Wunsch schließen wir einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, nur die Mitarbeiter des Auftrags haben Zugriff, und wir fertigen keine Kopien oder Scans der Adressen an.
Nein. Adressierte oder personalisierte Sendungen kuvertieren wir nur in der Halle; in Heimarbeit laufen allein unadressierte Vorarbeiten wie Beilagen zusammentragen, Karten in neutrale Kuverts stecken oder Antwortkarten einlegen. Mehr zum Prinzip unter Heimarbeit als Kapazitätsreserve.
Von Hand 18 ct – 45 ct, maschinell ohne Ausweis 6 ct – 14 ct je Sendung. Richtwerte 2026 – unverbindlich. Ihr konkretes Angebot erhalten Sie nach Anfrage und Muster.
Wer sieht die Anschreiben, was steht im AV-Vertrag, wie wird die Mustersendung fotografiert, ohne Anschriften zu zeigen, und was passiert mit Fehldrucken und Überschuss – eine nüchterne Beschreibung des Ablaufs.
Artikel lesenDrei Gruppen, drei Beilagenvarianten, ein Termin: Wie Stückliste, Kennzeichnung und getrennte Stellplätze ein Mischmailing vor Verwechslungen schützen – mit Rechenbeispiel in Stunden je Gruppe.
Artikel lesenNennen Sie Stückzahl, Kuvertformat, Beilagen und Termin: Sie bekommen den Preis je Sendung mit den Sekunden dahinter, den Termin für die Mustersendung und die Transportkosten hin und zurück. Elisabeth Zachová spricht Deutsch, Mo–Fr 7:00–17:00 Uhr.
