Handkuvertierung: Mailings in Sonderformaten, mit dicken Beilagen, Siegel oder Schleife von Hand kuvertiert

Handkuvertierung: Briefe von Hand eintüten lassen – wenn die Maschine nicht mitspielt

Was lehnt eine Kuvertiermaschine typischerweise ab? Mehr, als viele Auftraggeber erwarten. Die folgenden Fälle landen bei uns grundsätzlich an den Handplätzen:

• Kuverts außerhalb von DIN lang und C5, also Sonderformate von C6 bis B4, quadratische Kuverts und Versandtaschen.
• Beilagen, die dicker als 5 mm sind, etwa Broschüren mit Rückenbindung, Kataloge oder gefaltete Poster.
• Kuverts mit Lasche, die eingesteckt statt geklebt wird, und Kuverts mit Siegelaufkleber.
• Wachssiegel, Schleifen, Kordeln und Banderolen um Karte oder Kuvert.
• Sendungen mit mehr als 5 Beilagen oder mit Beilagen, die je Empfänger wechseln.
• Unregelmäßige Beilagen wie Sachets, Stoffmuster, Anstecker oder Karten mit aufgeklebtem Gegenstand.

Für all das ist die Handkuvertierung kein Notbehelf, sondern der passende Weg: Die Hand passt sich jedem Format an, die Maschine nicht.

Wie sieht ein Handkuvertierplatz bei uns aus? Jeder Platz der Handkuvertierung hat eine Einlegeschablone für das jeweilige Format, ein freigegebenes Referenzstück und die elektronische Arbeitsanweisung mit Foto, Einlegereihenfolge und Verschlussart. Die Teile liegen in fester Anordnung von links nach rechts, sodass jeder Griff in derselben Reihenfolge erfolgt wie auf dem Musterfoto. Wer die „Firma, die für uns kuvertiert“ sucht, weil das eigene Büro an Sonderformaten scheitert, bekommt hier einen eingespielten Ablauf statt improvisierter Tischarbeit. Die Plätze stehen an unseren Standorten, Zentrale Moravská Třebová, und werden je nach Auftrag zusammengestellt.

Wie viele Sendungen schafft die Handkuvertierung am Tag? Ein eingearbeiteter Platz kommt auf 250 bis 400 Sendungen in der Stunde – am unteren Ende bei mehreren Beilagen und Siegel, am oberen bei gefalztem Anschreiben mit einer Karte. In unserem Rechner kostet ein Kuvert zu füllen und zu schließen 8 Sekunden, das Falzen 3, jede Beilage 2 und ein Siegel oder eine Schleife 12 Sekunden. Eine einfache Sendung mit gefalztem Brief braucht damit 11 Sekunden, die Jubiläumssendung aus dem Kostenbeispiel 25. Die Hallen geben bis zu 2.000 Arbeitsstunden am Tag her; eine Auflage mit 9.000 solchen Sendungen braucht rund 62 Arbeitsstunden – auf 12 Plätzen verteilt sind das etwa 5 Stunden je Platz, also weniger als eine Schicht.

Welche Verschlüsse beherrschen wir von Hand? Haftklebung mit Abziehstreifen ist der schnellste Verschluss und für die meisten Formate Standard. Kuverts mit Lasche zum Einstecken nutzen Absender gern bei Einladungen, weil sie sich ohne Reißen öffnen lassen; hier achten wir darauf, dass die Lasche vollständig und gerade sitzt. Siegelaufkleber setzen wir mittig über die Lasche, ausgerichtet nach einer Markierung auf der Schablone. Wachssiegel werden vorgefertigt geliefert und mit Klebepunkt angebracht, Schleifen und Kordeln binden wir nach Musterfoto mit gleicher Schlaufenlänge. Wie viel Zeit Siegel und Schleife je Sendung kosten und wie Sie den Termin rückwärts planen, zeigt der Ratgeber Einladungen kuvertieren mit Siegel und Schleife.

Was passiert, wenn die Einlegereihenfolge je Empfänger wechselt? Dann trennen wir die Arbeit nach Gruppen, statt sie an einem Platz zu mischen. Jede Gruppe erhält eine eigene Stückliste, eine eigene Farbe auf Behälter und Platz und eine eigene Zeile im Mengenprotokoll. So kann eine Kundin, die zusätzlich einen Gutschein bekommen soll, nicht versehentlich die Sendung einer anderen Gruppe erhalten. Bei adressierten Anschreiben gilt: Adressierte Anschreiben sind personenbezogene Daten: Auf Wunsch schließen wir einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, nur die Mitarbeiter des Auftrags haben Zugriff, und wir fertigen keine Kopien oder Scans der Adressen an. Mehr zu Mailings mit mehreren Beilagen-Varianten steht auf der Seite Mischmailing nach Empfängergruppen.

Warum lohnt sich Handkuvertierung in Tschechien statt im eigenen Haus? Weil Sonderformate Zeit kosten, die im Büro niemand hat. Eine Aushilfe in Deutschland kostet 21 € – 27 € je Stunde, die Hallenstunde bei uns 14,50 € – 19,00 € mit Schichtleitung, Stichprobe und Protokoll (Eurostat, Arbeitskostenerhebung – Schätzung 2025, gerundet, Stand 2025). Dazu kommt die Kapazität: Wo im eigenen Haus drei Kolleginnen eine Woche an Einladungen sitzen, verteilen wir die Menge auf so viele Plätze, wie der Termin braucht. Wir kuvertieren nicht bei Ihnen im Haus: Die Unterlagen werden binnen 24 Stunden abgeholt, an unseren Standorten in Tschechien kuvertiert und als fertige Sendungen übergeben.

Wie ist die Sendung aufgebaut?

Handkuvertierte Sendungen sind selten flach und gleichförmig. Eine Einladung besteht oft aus Karte, Antwortkarte und Rückumschlag im C6- oder quadratischen Kuvert ohne Fenster, verschlossen mit Siegelaufkleber – der Aufbau des Einladungsmailings mit Antwortkarte. Eine Jubiläums- oder Jahresbroschüre mit Rückenbindung überschreitet schnell die Dicke, die eine Anlage verarbeitet, und geht dann in ein C4-Kuvert mit Lasche.

Bei Sendungen mit Fenster richten wir das Anschreiben so aus, dass die Adresse auch bei dickem Inhalt im Fenster bleibt, gegebenenfalls mit einer anderen Falzart. Dicke und Gewicht messen wir an der Mustersendung und schreiben sie in die Arbeitsanweisung. Für Karten mit Schleife oder Siegel zur Jahreszeit gilt dasselbe wie beim Weihnachts- und Saisonmailing: Das Musterfoto ist die Vorlage für jede einzelne Sendung.

Handkuvertierung mit bis zu drei Beilagen liegt bei 18 ct – 45 ct je Sendung; der Rahmen hängt von Format, Dicke, Verschluss und Auflage ab und deckt bei kleineren Auflagen Einrichtung und Sonderformat mit ab. Jede weitere Beilage berechnen wir mit 1 ct – 3 ct, Siegel oder Schleife nach gemessenen Sekunden an der Mustersendung. Die Einrichtung mit Einlegeschablone kostet einmalig 60 € – 180 €; wo sich der Aufwand vorab nicht beziffern lässt, rechnen wir 14,50 € – 19,00 € je Hallenstunde. Porto und Kuverts sind nicht enthalten. Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster.

Von 300 handgesiegelten Einladungen bis zu einer Festschrift an mehrere zehntausend Empfänger – vom Musterlauf bis zur Großserie. Kleine Auflagen rechnen wir auf Wunsch nach Stunden ab, große nach Sekunden je Sendung.