Bündeln, Verpacken und einlieferungsfertig übergeben – Mailings in Behältern und auf Paletten

Bündeln, Verpacken und einlieferungsfertig übergeben: Fertige Briefe bündeln und für die Post fertig machen lassen

Was heißt einlieferungsfertig? Die Sendungen verlassen uns so, dass am Ziel niemand mehr umpacken muss: in der Reihenfolge der Liste gebündelt, in Behältern oder Kartons mit gleicher Menge, auf Paletten, die außen sagen, was darauf steht, und mit einem Protokoll, das jede Zahl belegt. Wer diese Arbeit bisher in der eigenen Poststelle oder mit Aushilfen erledigt hat, kennt den Aufwand: Hunderte Behälter zählen, beschriften, stapeln. Bei uns ist das der letzte Schritt jedes Kuvertierauftrags und kann auch für Sendungen gebucht werden, die bereits fertig kuvertiert zu uns kommen.

Nach welcher Vorgabe wird gebündelt? Nach Ihrer. Gebündelt wird nach der Leitregion- oder PLZ-Liste, die Sie oder Ihr Postdienstleister uns mitgeben – zu Tarifen und Einlieferungsbedingungen beraten wir nicht. In der Praxis bekommen wir eine Tabelle mit Leitregionen oder Postleitzahlbereichen und der Anzahl Sendungen je Bereich, dazu Angaben zur Bündelgröße und zum Behältertyp. Die Anschreiben kommen idealerweise schon in dieser Reihenfolge aus dem Druck; wir halten die Reihenfolge beim Kuvertieren ein und setzen an jeder Bereichsgrenze einen Trennzettel oder beginnen einen neuen Behälter. Liegt keine Liste vor, bündeln wir nach fester Menge je Behälter.

Was gehört ausdrücklich nicht dazu? Portooptimierung, Einlieferungslisten und das Frankieren gehören nicht zu dieser Leistung; APOOL WERKE bietet die Vorbereitung der Adressen und die Sortierung für den Tarif gesondert auf apool.de unter Adressieren und Personalisieren an. Wie eine gesamte Kampagne von der Datei bis zur Einlieferung zusammenhängt, beschreibt der Ratgeber zur Mailing-Kampagne auf apool.de. Porto und Freimachung sind nicht Teil unseres Angebots: Ihre Kuverts kommen mit Ihrer eigenen Freimachung, oder Ihr Postdienstleister bzw. Lettershop-Partner frankiert bei der Einlieferung.

Postbehälter oder Kartons? Das entscheidet meist der Empfänger. Postbehälter aus Kunststoff stellt in der Regel Ihr Postdienstleister oder Lettershop-Partner; wir beschaffen passende Behälter oder Kartons auf Wunsch nach Ihrer Spezifikation. Die Sendungen stehen aufrecht und mit der Anschrift in dieselbe Richtung, jeder Behälter bekommt die gleiche Menge und einen Aufkleber mit Bereich, Laufnummer und Stückzahl. Kartons verschließen wir, Behälter lassen wir offen oder decken sie ab, je nach Vorgabe. Bei Einladungen mit Siegel oder Schleife stellen wir niedriger, damit nichts gedrückt wird.

Wie werden die Paletten aufgebaut? Behälter oder Kartons werden in Lagen gestapelt, die Palette wird mit der Umreifungsmaschine gesichert und außen mit einem Mengenaufkleber versehen: Auftrag, Bereich oder Gruppe, Anzahl Behälter, Anzahl Sendungen, Palettennummer. Jede fertige Palette fotografieren wir von zwei Seiten. Gewicht und Höhe richten wir nach den Vorgaben der Annahmestelle, wenn Sie sie mitschicken. Bei großen Kampagnen zählen die rund 1.700 Palettenplätze an unseren Standorten als Puffer, falls die Übergabe erst an einem festen Tag stattfinden soll.

Wohin gehen die fertigen Sendungen? An jede Adresse in Deutschland oder Österreich, die Sie nennen: zurück an Ihr Haus, an Ihren Lettershop-Partner, der die Freimachung übernimmt, oder direkt an einen Einlieferungspunkt Ihres Postdienstleisters. Eigene Fahrzeuge haben wir nicht; die Partnerspedition buchen wir binnen 24 Stunden, für einzelne Paletten oder einen ganzen Lkw. Lieferschein und Palettenfotos fahren mit. Wie der Transport zwischen Tschechien und Deutschland organisiert ist, beschreibt APOOL WERKE unter Transport auf apool.de. EU-Binnenmarkt – kein Zoll, keine Ausfuhranmeldung; Lieferschein und Pro-forma-Rechnung für den Warenverkehr genügen.

Was belegt das Mengenprotokoll? Jede Zeile steht für einen Behälter oder eine Palette: Bereich oder Gruppe, Sendungen je Behälter, Anzahl Behälter, Gesamtmenge, Anzahl Stichproben und deren Befund, Palettennummer und Bemerkungen. Sie erhalten das Protokoll als Excel und als PDF, bevor die Spedition ankommt, damit Sie oder Ihr Postdienstleister die Mengen vorab kennen. Ein Muster zeigt die Seite So arbeiten wir. Wir versprechen keinen Fehleranteil, sondern einen nachvollziehbaren Prozess: Mustersendung mit Fotofreigabe, Arbeitsanweisung, Stichprobe alle 250 Sendungen, Gewichtskontrolle und Mengenprotokoll je Behälter und Palette.

Wie ist die Sendung aufgebaut?

Gebündelt wird, was vorher kuvertiert wurde: meist Serienbriefe im Format DIN lang oder C5 mit Fenster, oft Mitgliederpost, Spendenbriefe oder Kataloge in Versandtaschen. Die Einzelheiten zu diesen Sendungen stehen unter Serienbrief mit Beilagen, Mitglieder- und Verbandspost und Katalog- und Prospektmailing in der Versandtasche.

Für das Bündeln zählen Format, Dicke und Gewicht der fertigen Sendung. Flache DIN-lang-Briefe passen zu Hunderten in einen Behälter, Versandtaschen mit Katalog nur zu wenigen Dutzend; entsprechend unterscheidet sich die Zahl der Paletten. Das Gewicht der Mustersendung steht auf dem Freigabefoto, damit Sie oder Ihr Postdienstleister die Bündel und Behälter vorab planen können.

Bündeln, Packen in Postbehälter oder Kartons und Palettieren mit Mengenaufkleber kosten 8,00 € – 15,00 € je 1.000 Sendungen; bei 60.000 Sendungen sind das also 480 € – 900 €. Das Kuvertieren selbst rechnen wir getrennt – maschinell 6 ct – 14 ct je Sendung, von Hand 18 ct – 45 ct. Beschaffen wir Behälter oder Kartons, berechnen wir den Einkaufspreis mit Beleg und 8 % Zuschlag. Porto und Kuverts sind in keinem dieser Beträge enthalten. Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster.

Bündeln und Übergabe übernehmen wir vom Musterlauf bis zur Großserie: vom Karton mit ein paar hundert Einladungen, der an Ihre Poststelle geht, bis zur Lkw-Ladung mit Postbehältern für mehrere Einlieferungspunkte.