Kuvertieren lassen: Papiermailings maschinell für DIN lang und C5, von Hand für alle Sonderfälle

Kuvertieren und Mailings: Briefmailing auslagern – eine Firma, die Ihre Post fertig macht

Was übernehmen wir, wenn Sie ein Mailing kuvertieren lassen? Die gesamte mechanische Strecke zwischen Druckerei und Einlieferungspunkt. Wir falzen das Anschreiben passend zum Kuvert, tragen Prospekt, Beileger, Antwortkarte oder Rückumschlag in der freigegebenen Einlegereihenfolge zusammen, stecken alles ins Kuvert, verschließen, zählen, bündeln nach Ihrer Liste und stellen die Sendungen in Postbehältern oder Kartons auf Paletten bereit. Wer „Briefe eintüten lassen“ oder „Post fertig machen lassen“ sucht, meint genau diese Arbeit. Was wir nicht tun: drucken, Adressen verarbeiten oder Sendungen freimachen. Anschreiben mit Adressdruck finden Sie bei APOOL WERKE auf apool.de im Bereich Adressieren an; auf dieser Seite geht es allein um das, was mit fertig gedruckten Unterlagen passiert.

Wann läuft ein Mailing über die Kuvertieranlage? Wenn drei Bedingungen zusammenkommen: Das Kuvert hat das Format DIN lang und C5, jede Sendung enthält dieselben Teile, und es sind nicht mehr als 5 flache Beilagen. Dann richtet unser Team die Anlage einmal an der Mustersendung ein, und danach läuft die Auflage gleichförmig durch – Anschreiben falzen, Beilagen zuführen, einschieben, schließen. Im Richtpreis von 6 ct – 14 ct je Sendung sind Falzen, bis zu drei Beilagen und das Verschließen enthalten; jede weitere Beilage kostet 1 ct – 3 ct. Typische Fälle sind Beitragsbriefe, Abo-Verlängerungen, Kundeninformationen mit Preisblatt oder Spendenbriefe mit Überweisungsträger. Wie die Anlage im Einzelnen heißt, spielt für Sie keine Rolle; entscheidend ist, dass Ihr Material zu ihr passt, und das zeigt sich an der ersten gebauten Sendung.

Und wann kuvertieren wir von Hand? Immer dann, wenn eine der Bedingungen fehlt. Sonderformate von C6 bis B4, Beilagen über 5 mm, eingeklebte oder lose Warenmuster, Kuverts mit Lasche und Siegelaufkleber, Wachssiegel, Schleifen oder wechselnde Beilagen je Empfänger gehen an die Handkuvertierplätze. Dort arbeitet jede Person mit Einlegeschablone und Referenzstück und schafft je nach Beilagen 250 bis 400 Sendungen in der Stunde. Weil wir in den Hallen bis zu 2.000 Stunden am Tag einsetzen können, liegt die rechnerische Obergrenze bei 500.000 bis 800.000 handkuvertierten Sendungen täglich – ein Wert, den kaum ein Auftrag ausreizt, der aber zeigt, dass auch große Sonderformat-Auflagen keine Wochen dauern. Einzelheiten stehen auf den Seiten Handkuvertierung und Warenmuster und Give-aways kuvertieren.

Maschinell oder von Hand – wer entscheidet das und nach welchem Maßstab? Wir schlagen es vor, Sie entscheiden mit der Freigabe. Maßstab ist nicht die Stückzahl, sondern das Material: Passt es zur Anlage, ist die maschinelle Strecke fast immer günstiger, denn der Richtrahmen liegt dort bei 6 ct – 14 ct je Sendung gegenüber 18 ct – 45 ct von Hand. Häufig ist die beste Lösung eine Kombination: Die Grundmenge läuft durch die Anlage, eine Teilgruppe mit Gutschein, Muster oder dickerem Katalog wird parallel von Hand gefertigt. Eine solche Teilsendung mit gefalztem Anschreiben und drei Beilagen rechnen wir mit 17 Sekunden je Stück. Wie das bei mehreren Empfängergruppen organisiert wird, beschreibt die Leistung Mischmailing nach Empfängergruppen. Grundsätzlich gilt: Die Kalkulation nach gemessener Zeit an der Mustersendung ist das, was im Angebot steht. Den Kostenvergleich beider Wege mit Zahlen zeigt der Ratgeber Handkuvertierung oder Kuvertiermaschine – Kosten 2026.

Warum bauen wir die Mustersendung schon am Tag des Wareneingangs? Weil Fehler im Mailing fast nie in der Menge entstehen, sondern in der Vorlage. Rutscht die Adresse im Fenster, weil das Anschreiben einen Zentimeter zu kurz gefalzt ist, betrifft das jede einzelne Sendung. Deshalb stellen wir am Tag des Wareneingangs eine vollständige Mustersendung zusammen, prüfen Fensterlage, Dicke, Gewicht und Verschluss und schicken Ihnen Fotos von vorn, von hinten und vom geöffneten Inhalt. Erst Ihre Freigabe startet die Serie. Während der Produktion öffnet die Schichtleitung alle 250 Sendungen eine Stichprobe; bei einem Mailing mit 48.000 Sendungen sind das 192 Kontrollen, jede mit Ergebnis im Protokoll. Wir versprechen keinen Fehleranteil, sondern einen nachvollziehbaren Prozess: Mustersendung mit Fotofreigabe, Arbeitsanweisung, Stichprobe alle 250 Sendungen, Gewichtskontrolle und Mengenprotokoll je Behälter und Palette.

Welche Sendungsarten kuvertieren wir? Neun Grundtypen decken fast alles ab, was als Papierpost verschickt wird, und zu jeder gibt es hier eine Seite mit Sekundenansatz und Stolpersteinen. Der Serienbrief mit Beilagen ist der häufigste Fall für die Anlage. Das Einladungsmailing mit Antwortkarte und das Weihnachts- und Saisonmailing laufen meist von Hand, oft mit Siegel. Beim Warenmuster im Kuvert kommt die Waage ins Spiel, beim Katalog- und Prospektmailing in der Versandtasche die Dicke. Mitglieder- und Verbandspost sowie das Spendenmailing kombinieren oft beide Wege. Das Händler- und Vertriebsmailing bringt Preislisten und Musterkarten zu Fachhändlern, und das Mischmailing mit Empfängergruppen verlangt eine Stückliste je Gruppe.

Welche Absender lassen bei uns kuvertieren? Sechs Gruppen prägen den Alltag an den Kuvertierplätzen. Verlage im Abo-Marketing schicken Verlängerungs- und Werbebriefe mit Prämienblatt. Verbände, Vereine und Stiftungen versenden Beitragspost und Spendenbriefe zu festen Terminen im Jahr. Agenturen und Druckereien geben die Kuvertierung weiter, wenn die eigene Strecke voll ist oder das Format nicht passt. Versandhändler und Kataloganbieter bringen Kataloge in Versandtaschen auf den Weg, Hersteller mit Vertrieb an Händler ihre Preislisten mit Mustern. Veranstalter und Hochschulen schließlich brauchen Einladungen, die von Hand gesteckt und gesiegelt werden. So unterschiedlich die Absender sind: Der Ablauf mit Mustersendung, Arbeitsanweisung, Stichprobe und Protokoll ist für alle derselbe.

Was passiert nach dem Kuvertieren – und was läuft bewusst nicht über uns? Die fertigen Sendungen werden gezählt, gebündelt und in Postbehälter oder Kartons gestellt; jede Palette erhält einen Mengenaufkleber und ein Foto. Gebündelt wird nach der Leitregion- oder PLZ-Liste, die Sie oder Ihr Postdienstleister uns mitgeben – zu Tarifen und Einlieferungsbedingungen beraten wir nicht. Danach übergibt eine Partnerspedition die Ware an Sie, an Ihren Lettershop-Partner oder an den Einlieferungspunkt in Deutschland oder Österreich – Details auf der Seite Bündeln, Verpacken und einlieferungsfertig übergeben. Porto und Freimachung sind nicht Teil unseres Angebots: Ihre Kuverts kommen mit Ihrer eigenen Freimachung, oder Ihr Postdienstleister bzw. Lettershop-Partner frankiert bei der Einlieferung. Wie eine Kampagne vom Druckdatum bis zur Einlieferung terminiert wird, erklärt der Ratgeber zur Mailing-Kampagne auf apool.de. Hängt ein Mailing an einem festen Termin, arbeiten wir auch am Wochenende mit 25 % Zuschlag; mehr dazu bei den Eilaufträgen von APOOL WERKE. Adressierte oder personalisierte Sendungen kuvertieren wir nur in der Halle; in Heimarbeit laufen allein unadressierte Vorarbeiten wie Beilagen zusammentragen, Karten in neutrale Kuverts stecken oder Antwortkarten einlegen.

Wie ist die Sendung aufgebaut?

Ein Standardmailing für die Anlage besteht aus einem A4-Anschreiben im Wickel- oder Zickzackfalz, zwei bis vier flachen Beilagen und einem Kuvert DIN lang oder C5 mit Fenster. Die Adresse muss nach dem Falzen im Fenster stehen, auch wenn die Teile im Kuvert etwas Spiel haben; deshalb liegt das Anschreiben fast immer zuoberst mit der Adresse zur Fensterseite. Das ist der typische Serienbrief mit Beilagen.

Sobald ein Katalog dazukommt, eine Beilage dicker als wenige Millimeter wird oder ein Muster mitreist, verschieben sich Format und Gewicht. Dann wechseln wir auf C4 oder eine Versandtasche und kuvertieren von Hand, wie beim Katalogmailing in der Versandtasche. Dicke und Gewicht der fertigen Sendung halten wir an der Mustersendung fest, damit Sie die geplante Gewichtsstufe vor dem Start bestätigen können.

Maschinell kuvertierte Sendungen im Format DIN lang und C5 liegen bei 6 ct – 14 ct je Stück, Falzen, bis zu drei Beilagen und Verschließen eingeschlossen; jede weitere Beilage kostet 1 ct – 3 ct. Handkuvertierung bis drei Beilagen rechnen wir mit 18 ct – 45 ct je Sendung, Bündeln mit Behältern oder Kartons mit 8,00 € – 15,00 € je 1.000 Sendungen. Für Einrichtung, Mustersendung und Einlegeschablone fallen einmalig 60 € – 180 € an, für Wochenendarbeit 25 % und für einen Expressstart 15 % Zuschlag. Porto und Freimachung sind nicht Teil unseres Angebots: Ihre Kuverts kommen mit Ihrer eigenen Freimachung, oder Ihr Postdienstleister bzw. Lettershop-Partner frankiert bei der Einlieferung. Kuverts sind im Stückpreis ebenfalls nicht enthalten. Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster.

Ob ein Probelauf mit ein paar hundert Briefen vor der großen Aussendung oder ein Jahresmailing mit sechsstelliger Auflage: Wir arbeiten vom Musterlauf bis zur Großserie nach demselben Ablauf. Wiederkehrende Mailings starten ohne neue Einrichtung, weil Arbeitsanweisung und Einlegeschablone gespeichert bleiben.