So arbeiten wir: von der Mustersendung mit Fotofreigabe bis zum Mengenprotokoll je Behälter

Warum hängt die ganze Serie an der Mustersendung?

Erst an einer echten Sendung zeigt sich, ob Anschreiben, Beilagen und Kuvert zusammenpassen: ob die Anschrift nach dem Falzen vollständig im Fenster sitzt, ob der Stapel mit allen Beilagen noch sauber schließt, ob die Klappe über einem dicken Heft hält. Wir bauen die Mustersendung aus Ihrem Material, genau in der Reihenfolge, die Sie vorgegeben haben, und fotografieren sie offen, geschlossen und auf der Waage.

Mit Ihrer Freigabe wird das Foto zur Vorlage für jeden Platz. Korrekturen – etwa eine Beilage, die nach vorne soll, oder ein anderer Verschluss – bauen wir in eine zweite Mustersendung ein, bevor auch nur eine Serie startet. So entsteht der Aufwand für Änderungen einmal und nicht bei jeder tausendsten Sendung.

Wie wird aus der Freigabe eine Arbeitsanweisung?

Nach der Freigabe fassen wir alles zusammen, was ein Platz für eine richtige Sendung braucht: Foto der Mustersendung, Einlegereihenfolge von vorne nach hinten, Lage der Anschrift, Verschluss, Stückzahl je Behälter und – bei Mischmailings – die Stückliste je Empfängergruppe. Die Anweisung steht auf einem Bildschirm am Platz; Änderungen während der Serie, etwa eine neue Beilage ab einem bestimmten Los, spielen wir dort ein und halten sie im Protokoll fest.

Wer in Heimarbeit unadressierte Vorarbeit übernimmt, bekommt die Anweisung auf Papier, samt Foto, mit jedem Gebinde ausgehändigt. Adressierte Sendungen kommen dort nie hin.

Wie sieht ein Kuvertierplatz aus?

Ein Handkuvertierplatz ist so eingerichtet, dass Fehler kaum entstehen können. Die Einlegeschablone gibt die Reihenfolge der Beilagen vor: jede Sorte hat ihr eigenes Fach, von links nach rechts in Einlegereihenfolge. Daneben liegt das Referenzstück – die freigegebene Mustersendung –, mit dem jede Mitarbeiterin ihre Sendungen jederzeit vergleichen kann.

Bei Warenmustern und mehreren Beilagen steht die Zählwaage am Platz: Sie kennt das Sollgewicht der Mustersendung und zeigt Abweichungen sofort an, etwa eine fehlende Karte oder ein doppelt eingelegtes Sachet. Zusätzlich öffnet die Schichtleitung alle 250 Sendungen eine Stichprobe und prüft Fensterlage, Vollständigkeit und Verschluss; jeder Befund wird notiert.

Wer liefert Drucksachen, Kuverts und Beilagen?

Welchen Nachweis bekommen Sie?

Das Mengenprotokoll führt je Los die Sendungen je Behälter, die Zahl der Behälter, die Sendungen gesamt, die gezogenen Stichproben mit Befund und die Palettennummern. Es geht als Excel und PDF an Sie, bevor die Paletten eintreffen, zusammen mit Fotos von Wareneingang und Verladung. Ihr Lettershop-Partner oder Ihre Buchhaltung kann damit arbeiten, ohne einen einzigen Behälter zu öffnen.

Wir versprechen keinen Fehleranteil, sondern einen nachvollziehbaren Prozess: Mustersendung mit Fotofreigabe, Arbeitsanweisung, Stichprobe alle 250 Sendungen, Gewichtskontrolle und Mengenprotokoll je Behälter und Palette.

Zahlen zur Veranschaulichung. Gruppen, Spalten und Format legen wir vor der Mustersendung fest; wie Beilagenvarianten getrennt bleiben, erklärt der Ratgeber Mischmailing ohne Verwechslung.

Wie viele Sendungen schaffen wir am Tag?

Bis zu 2.000 Arbeitsstunden am Tag lassen sich in den Hallen für ein Mailing einplanen; bei 250 – 400 Sendungen je Platz und Stunde reicht das auch für große Handkuvertierungen in wenigen Tagen. Dazu kommen bis zu 3.000 Stunden Heimarbeit am Tag – jedoch nur für unadressierte Vorarbeit. Adressierte oder personalisierte Sendungen kuvertieren wir nur in der Halle; in Heimarbeit laufen allein unadressierte Vorarbeiten wie Beilagen zusammentragen, Karten in neutrale Kuverts stecken oder Antwortkarten einlegen. Den Umgang mit dieser Reserve erläutert der Hub-Beitrag Heimarbeit als Kapazitätsreserve genauer.

Eilaufträge auch am Wochenende und an Feiertagen. Für Wochenend- und Feiertagsschichten berechnen wir einen Aufschlag von 25 %, für eine beschleunigte Serie werktags 15 % (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Mehr zur Organisation solcher Einsätze steht unter Eilaufträge und Wochenendproduktion.

Wie vertraulich bleiben Adressen und Kampagnen?

Adressierte Anschreiben sind personenbezogene Daten: Auf Wunsch schließen wir einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, nur die Mitarbeiter des Auftrags haben Zugriff, und wir fertigen keine Kopien oder Scans der Adressen an. Adressierte Sendungen bleiben in der Halle, die Plätze eines Auftrags sind getrennt und gekennzeichnet, und Fotos der Mustersendung gehen ausschließlich an Sie.

Nach der Serie bleibt nichts unbestimmt liegen: Fehl-, Über- und Restmengen gehen gezählt an Sie zurück oder werden nach Ihrer schriftlichen Vorgabe vernichtet. Aussortierte Sendungen – etwa mit beschädigtem Kuvert – werden gezählt, im Protokoll vermerkt und genauso behandelt.

Wer fährt Drucksachen und fertige Sendungen?

Eigene Fahrzeuge haben wir nicht. Partnerspeditionen holen Drucksachen, Kuverts und Beilagen bei Ihnen oder Ihrer Druckerei ab, gebucht innerhalb von 24 Stunden, und bringen die fertigen Sendungen an den Ort, den Sie festlegen. EU-Binnenmarkt – kein Zoll, keine Ausfuhranmeldung; Lieferschein und Pro-forma-Rechnung für den Warenverkehr genügen. Wie der Transport zwischen Deutschland, Österreich und Tschechien abläuft, beschreibt APOOL WERKE unter Transport.

Fragen zum Ablauf beim Kuvertieren