Einladungen und Karten kuvertieren lassen – von Hand, mit Antwortkarte, Siegel und Schleife

Einladungen und Karten kuvertieren: Einladungen von Hand eintüten und versiegeln lassen

Warum werden Einladungen fast immer von Hand kuvertiert? Weil sie selten zu einer Kuvertieranlage passen. Die Kuvertieranlage an unseren Standorten verarbeitet DIN lang und C5 mit gleichbleibenden Beilagen; Einladungen kommen dagegen oft im quadratischen Format, in C6 oder in farbigen Kuverts aus strukturiertem Papier, mit einer steifen Klappkarte, einem eingelegten Rückumschlag und einem Verschluss, den keine Maschine setzt. Genau hier liegt der Schwerpunkt unserer Handkuvertierung: Jede Karte wird gegriffen, ausgerichtet, mit den Einlegern zusammengelegt und so ins Kuvert geschoben, dass die Vorderseite beim Öffnen zuerst zu sehen ist. Wer uns als Firma sucht, die für ihn Einladungen von Hand eintütet, ist auf dieser Seite richtig.

Was kann alles in eine Einladung? Typisch sind die Einladungskarte selbst, eine Antwortkarte oder ein Rückumschlag, ein Programmblatt, ein Anfahrtsplan, eine Eintrittskarte oder ein Parkausweis. Bei Weihnachtspost kommen Grußkarten mit Einleger, kleine Kalender oder Gutscheine hinzu. Jede Beilage bekommt einen festen Platz in der Einlegereihenfolge, die wir in der Arbeitsanweisung mit Foto festhalten – zum Beispiel: Karte vorn mit Schrift zur Lasche, dahinter Programm, Antwortkarte zuletzt, damit sie beim Herausziehen nicht verloren geht. Muster, Kleinteile oder Give-aways im Kuvert beschreibt die Leistung Warenmuster und Give-aways kuvertieren.

Welche Verschlüsse setzen wir? Vier Varianten kommen regelmäßig vor. Die haftklebende Lasche schließen wir nach dem Abziehen des Schutzstreifens mit einem Andruck über die ganze Breite. Den Siegelaufkleber setzen wir mittig auf die Laschenspitze, ausgerichtet an einer Markierung der Einlegeschablone, damit er bei 2.000 Kuverts an derselben Stelle sitzt. Beim Wachssiegel bringen Sie fertige, selbstklebende Siegel mit; wir kleben sie auf, echtes Wachs gießen wir nicht. Eine Schleife um Karte oder Kuvert binden wir nach Ihrem Musterstück, mit Bandlänge und Knotenart laut Foto. Für Siegel oder Schleife rechnen wir 12 Sekunden je Sendung; wie lange Ihre Variante wirklich dauert, messen wir an der Mustersendung.

Wie viele Einladungen schafft ein Platz in der Stunde? Das hängt fast nur vom Verschluss ab. Eine Karte mit Antwortkarte und haftklebender Lasche braucht rund 12 Sekunden. Kommen Rückumschlag und Siegelaufkleber dazu, steigt die Zeit auf etwa 26 Sekunden, also gut 138 Sendungen je Platz und Stunde. Bei 2.500 Einladungen sind das rund 18 Arbeitsstunden – verteilt auf mehrere Handkuvertierplätze ist das die Arbeit eines einzigen Tages. Ihre eigene Einladung rechnen Sie mit den Sekundenwerten im Kuvertierrechner nach.

Warum bekommen Sie zuerst ein Foto? Weil bei Einladungen die Wirkung zählt, nicht nur die Vollständigkeit. Am Tag des Wareneingangs bauen wir aus Ihren Drucksachen eine Mustersendung und fotografieren sie geschlossen von vorn und hinten, geöffnet mit sichtbarer Einlegereihenfolge und den Verschluss in Nahaufnahme. Sie sehen dann, ob das Siegel mittig sitzt, ob die Schleife zur Karte passt und ob die Karte beim Herausziehen richtig herum erscheint. Erst mit Ihrer Freigabe beginnt die Serie; Änderungen am Muster kosten Sie in diesem Moment nur eine E-Mail.

Wie plant man eine Einladung rückwärts vom Termin? Ausgangspunkt ist die Veranstaltung, nicht der Druck. Die Gäste brauchen Zeit zum Antworten, Sie brauchen die Rückläufe für Catering und Sitzplan, und die Post braucht einige Tage für die Zustellung. Daraus ergibt sich der Übergabetag an den Einlieferungspunkt, und von diesem rechnen wir weiter zurück: ein bis zwei Tage Transport, der Kuvertiertag, die Mustersendung und die Abholung bei Ihrer Druckerei, die wir binnen 24 Stunden organisieren. Planen Sie zwischen Eingang der Drucksachen und Übergabe der fertigen Einladungen drei bis fünf Arbeitstage ein, dann bleibt Luft für eine zweite Mustersendung. Den vollständigen Ablauf mit Beispielterminen erklärt der Ratgeber Einladungen kuvertieren: Siegel, Schleife, Zeitplan.

Und wenn der Termin schon sehr nah ist? Dann arbeiten wir auch am Wochenende oder an Feiertagen, mit einem Zuschlag von 25 % auf die Stunden; eine Beschleunigung unter der Woche kostet 15 % Zuschlag. Eilaufträge auch am Wochenende und an Feiertagen. Wie APOOL WERKE solche Spitzen organisiert, zeigt die Seite Eilaufträge und Wochenendproduktion auf apool.de. Adressierte Einladungen bleiben dabei in der Halle: Adressierte oder personalisierte Sendungen kuvertieren wir nur in der Halle; in Heimarbeit laufen allein unadressierte Vorarbeiten wie Beilagen zusammentragen, Karten in neutrale Kuverts stecken oder Antwortkarten einlegen.

Wie ist die Sendung aufgebaut?

Eine typische Einladung besteht aus einer Klappkarte oder Einzelkarte, einer Antwortkarte oder einem Rückumschlag, oft einem Programmblatt und einem Verschluss mit Siegel oder Schleife. Die Einzelheiten zu dieser Sendungsart stehen unter Einladungsmailing mit Antwortkarte; für Karten zum Jahresende gibt es die Seite Weihnachts- und Saisonmailing.

Als Kuvert dienen meist C6, C5 oder ein quadratisches Format, häufig ohne Fenster, weil die Anschrift auf dem Kuvert steht. Bei Fensterkuverts richtet sich die Einlegereihenfolge nach der Adresse: Das Blatt mit der Anschrift muss vorn und so gefalzt liegen, dass die Adresse im Fenster nicht verrutscht. Dicke Karten aus Karton oder mit Veredelung, Einleger über 5 mm und alle Formate zwischen C6 bis B4 gehen an unsere Handkuvertierplätze.

Das Gewicht einer Einladung steigt mit jedem Einleger, und ein Wachssiegel wiegt mehr, als man denkt. Deshalb wiegen wir die Mustersendung und nennen Ihnen das Gewicht, bevor die Serie beginnt – so können Sie prüfen, ob die geplante Gewichtsstufe hält.

Einladungen kuvertieren wir von Hand zu 18 ct – 45 ct je Sendung mit bis zu drei Beilagen; jede weitere Beilage kostet 1 ct – 3 ct. Siegel oder Schleife rechnen wir nach gemessener Zeit an der Mustersendung zum Kalkulationssatz von 16,50 € je Stunde – was dort herauskommt, steht im Angebot. Die einmalige Einrichtung mit Mustersendung, Arbeitsanweisung und Einlegeschablone liegt bei 60 € – 180 €. Porto und Freimachung sind nicht Teil unseres Angebots: Ihre Kuverts kommen mit Ihrer eigenen Freimachung, oder Ihr Postdienstleister bzw. Lettershop-Partner frankiert bei der Einlieferung. Kuverts sind nicht enthalten: Kuverts, Anschreiben, Beilagen und Warenmuster stellen Sie bei; Kuverts, Postbehälter und Kartons können wir nach Ihrer Spezifikation beschaffen und mit Beleg und 8 % Handlingzuschlag abrechnen. Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster.

Einladungen kuvertieren wir vom Musterlauf bis zur Großserie: von 300 Karten für einen Vorstandsempfang bis zu mehreren zehntausend Weihnachtskarten eines Konzerns, die in wenigen Tagen fertig sein müssen.