Branchen · Kuvertieren lassen
Beitragsrechnungen, Mitgliederausweise, Spendenbriefe mit Überweisungsträger und den Jahresbericht kuvertieren wir für Verbände, Vereine und Stiftungen aus Deutschland und Österreich – maschinell für 6 ct – 14 ct, von Hand für 18 ct – 45 ct je Sendung (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Gearbeitet wird an unseren Standorten in Tschechien, Zentrale Moravská Třebová. Die Mustersendung sehen Sie als Foto am Tag des Wareneingangs.
Warum passt ein externer Kuvertierservice gut zu Verbänden? Die Geschäftsstelle ist klein, die Post aber groß: Einmal im Jahr gehen Beitragsrechnung und Ausweis an alle Mitglieder, dazu kommen Rundschreiben, Einladungen zur Versammlung und der gedruckte Jahresbericht. Früher haben Ehrenamtliche an zwei Abenden Briefe eingetütet; heute fehlen dafür oft die Hände. Die Mitgliederpost auszulagern heißt, dass die Geschäftsstelle Drucksachen freigibt und das Mengenprotokoll zurückbekommt.
Was unterscheidet das Spendenmailing vom Mitgliederbrief? Beim Spendenmailing zählt jede Kleinigkeit im Kuvert: Brief, vorausgefüllter Überweisungsträger, manchmal ein Aufkleber, eine Karte oder ein Kalender als Dankeschön. Großspender bekommen oft eine eigene, handgeschriebene Beilage. Wir trennen solche Gruppen nach Stückliste, kuvertieren die großen Mengen an der Anlage und die kleinen Gruppen von Hand – beides im selben Auftrag.
Wie sicher sind die Daten der Mitglieder? Adressierte Anschreiben sind personenbezogene Daten: Auf Wunsch schließen wir einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, nur die Mitarbeiter des Auftrags haben Zugriff, und wir fertigen keine Kopien oder Scans der Adressen an. Adressierte oder personalisierte Sendungen kuvertieren wir nur in der Halle; in Heimarbeit laufen allein unadressierte Vorarbeiten wie Beilagen zusammentragen, Karten in neutrale Kuverts stecken oder Antwortkarten einlegen. Für die Adresszeile im Fenster sorgt die Einlegereihenfolge, die wir an der Mustersendung mit Ihnen festlegen.
Wie werden die Sendungen übergeben? Gebündelt wird nach der Leitregion- oder PLZ-Liste, die Sie oder Ihr Postdienstleister uns mitgeben – zu Tarifen und Einlieferungsbedingungen beraten wir nicht. Die Behälter kommen beschriftet auf Paletten mit Mengenaufkleber, dazu das Protokoll je Behälter – so kann Ihr Schatzmeister die Stückzahl gegen die Rechnung des Postdienstleisters halten. Details stehen unter Bündeln und einlieferungsfertig übergeben.
| Sendung | Sendungsart und Arbeitsschritte |
|---|---|
| Beitragsrechnung mit Mitgliedsausweis. | Mitglieder- und Verbandspost, DIN lang mit Fenster, von Hand etwa 17 Sekunden je Sendung. |
| Spendenbrief mit Überweisungsträger. | Spendenmailing, meist maschinell; von Hand rund 15 Sekunden. |
| Dankesbrief an Großspender mit Karte. | Kleine Gruppe, C5 von Hand, Karte oder Kalender als Beilage, einzeln geprüft. |
| Einladung zur Mitgliederversammlung. | Mit Antwortkarte und Vollmachtsformular, von Hand rund 17 Sekunden je Sendung. |
| Jahresbericht mit Begleitschreiben. | C4-Kuvert von Hand, weil der gebundene Bericht meist dicker als die Anlage erlaubt ist. |
Beitragsrechnungen gehen meist im Januar oder Februar hinaus, Spendenmailings konzentrieren sich auf die Zeit vor Ostern und auf November und Dezember, Jahresberichte folgen im Frühsommer nach der Versammlung. Melden Sie das Weihnachtsmailing am besten schon im September an, denn dann ist die Nachfrage am größten. Vom Wareneingang bis zur Übergabe planen Sie etwa eine Woche; die Kuvertierung selbst dauert bei maschinellem Lauf nur wenige Arbeitstage.
Aus der Praxis
Eine Stiftung aus Hagen verschickte vor Weihnachten 42.000 Spendenbriefe: Brief mit Anschrift im Fenster, vorausgefüllter Überweisungsträger und ein kleiner Faltprospekt in DIN lang. Diese Menge lief über die Kuvertieranlage; eine Gruppe mit langjährigen Förderern bekam zusätzlich eine Klappkarte und wurde von Hand kuvertiert. Beide Gruppen standen auf getrennten Paletten mit eigenem Mengenaufkleber. Für die maschinelle Menge mit Einrichtung und Transport hin und zurück lag der Wert bei etwa 13,5 ct je Sendung, davon 10 ct für das Kuvertieren (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Freimachung und Kuverts liefen gesondert über die Stiftung.
Maschinell in DIN lang mit bis zu drei Beilagen 6 ct – 14 ct je Sendung, von Hand 18 ct – 45 ct, jede weitere Beilage 1 ct – 3 ct (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Bündeln und Behälter kosten 8 € – 15 € je 1.000 Sendungen.
Ja, zum Beispiel die handgeschriebenen Karten für Großspender. Sie schicken sie uns fertig mit, und wir legen sie nach der Stückliste in die richtigen Kuverts.
Nein, adressierte Sendungen bleiben in der Halle. Heimarbeit nutzen wir nur für unadressierte Vorarbeiten; wie das organisiert ist, erklärt der Hub-Artikel Heimarbeit als Kapazitätsreserve.
Wer sieht die Anschreiben, was steht im AV-Vertrag, wie wird die Mustersendung fotografiert, ohne Anschriften zu zeigen, und was passiert mit Fehldrucken und Überschuss – eine nüchterne Beschreibung des Ablaufs.
Artikel lesenSekunden je Handgriff, Beilagenzahl, Auflage und Transportweg: wie der Preis je Sendung entsteht – mit einem Briefmailing, das in drei Auflagen von 5.000 bis 80.000 Stück durchgerechnet ist.
Artikel lesenFür Kunden aus
Nennen Sie Stückzahl, Kuvertformat, Beilagen und Termin: Sie bekommen den Preis je Sendung mit den Sekunden dahinter, den Termin für die Mustersendung und die Transportkosten hin und zurück. Elisabeth Zachová spricht Deutsch, Mo–Fr 7:00–17:00 Uhr.
