Mischmailing nach Empfängergruppen – verschiedene Beilagen je Gruppe, getrennt kuvertiert und gezählt

Mischmailing nach Empfängergruppen: Ein Mailing mit unterschiedlichen Beilagen für verschiedene Kundengruppen kuvertieren lassen

Was ist ein Mischmailing? Eine Kampagne mit einem gemeinsamen Kuvert und einem gemeinsamen Anschreiben-Layout, bei der aber nicht jeder Empfänger dasselbe bekommt. Bestandskunden erhalten die Verlängerungsofferte mit Prämienflyer, Neukunden zusätzlich einen Gutschein, österreichische Empfänger eine eigene Preisliste. In der Fachsprache heißt die Aufteilung Mailing-Split. Für die Kuvertierung bedeutet das: Die Anschreiben sind bereits nach Gruppen getrennt gedruckt, und zu jeder Gruppe gehört ein eigener Satz Beilagen. Die Schwierigkeit liegt nicht im Kuvertieren an sich, sondern darin, dass nie die Beilage der einen Gruppe im Kuvert der anderen landet.

Wie verhindern wir Verwechslungen zwischen den Gruppen? Mit Trennung im Raum und in der Zeit. Jede Gruppe hat einen eigenen, gekennzeichneten Stellplatz für Anschreiben und Beilagen; an einem Platz liegt immer nur das Material einer Gruppe. Gewechselt wird erst, wenn der Platz leer geräumt ist und die Schichtleitung den Wechsel freigibt. Die Stückliste der Gruppe hängt in der elektronischen Arbeitsanweisung neben dem Foto ihrer Mustersendung, und die Behälter bekommen Aufkleber mit Gruppenkennzeichen, bevor die erste Sendung hineingeht. Bei der Stichprobe alle 250 Sendungen prüft die Schichtleitung neben Fensterlage und Verschluss ausdrücklich, ob die Beilagen zur Gruppe des Anschreibens passen.

Wie bereiten Sie die Stückliste vor? Eine Tabelle genügt: eine Zeile je Gruppe, mit Gruppenkennzeichen, Menge, Kuvertformat und den Beilagen in Einlegereihenfolge. Hilfreich ist ein kurzes Kennzeichen, das auch auf dem Anschreiben steht, etwa „A“, „B“ und „C“ klein über der Anschrift oder am Fuß der Seite – dann lässt sich jede Sendung beim Öffnen sofort zuordnen. Die Anschreiben sollten gruppenweise und in getrennten Kartons geliefert werden, jeder Karton außen mit Gruppe und Menge beschriftet. Die Vorbereitung von Anschreiben und Adressen liegt bei Ihnen oder Ihrer Druckerei; wer auch den Adressdruck auslagern will, bekommt ihn bei APOOL WERKE über Adressieren und Personalisieren auf apool.de.

Wie werden Beilagen und Paletten gekennzeichnet? Wir empfehlen, dass schon die Druckerei jede Palette und jeden Karton mit Gruppenkennzeichen und Sorte beschriftet. Beim Wareneingang fotografieren wir jede Palette, zählen gegen den Lieferschein und kleben unsere eigenen Gruppenaufkleber auf, falls die Beschriftung fehlt oder unklar ist. Beilagen, die für mehrere Gruppen gelten, lagern wir einmal und teilen sie am Platz nach Stückliste zu. Bei der Ausgabe tragen Postbehälter, Kartons und Paletten wieder das Kennzeichen der Gruppe, sodass auch Ihr Lettershop-Partner oder Ihre Poststelle die Mengen je Gruppe ohne Öffnen sieht.

Maschinell oder von Hand? Beides ist möglich, und oft laufen die Gruppen unterschiedlich. Eine große Gruppe mit gleichbleibenden, flachen Beilagen im Format DIN lang und C5 passt an die Kuvertieranlage; die Anlage wird für jede Gruppe neu bestückt und nach dem Wechsel mit einer frischen Mustersendung geprüft. Kleine Gruppen, Gruppen mit einer dicken Beilage über 5 mm oder mit Gutscheinkarte gehen an die Handplätze. Welche Gruppe wohin geht, legen wir nach der Mustersendung fest und schreiben es ins Angebot. Die Überlegungen zur Planung sammelt der Ratgeber Mischmailing nach Empfängergruppen ohne Verwechslung.

Wie wird gezählt? Je Gruppe getrennt und dreifach abgesichert. Erstens zählen wir beim Wareneingang Anschreiben und Beilagen je Gruppe; eine Differenz zur Stückliste melden wir Ihnen, bevor die Serie beginnt. Zweitens zählt jeder Platz seine fertigen Sendungen in Behältern mit fester Menge. Drittens prüft die Zählwaage bei mehreren Beilagen das Gewicht gegen die Mustersendung der jeweiligen Gruppe – eine fehlende oder doppelte Beilage verändert das Gewicht und fällt auf. Das Mengenprotokoll weist jede Gruppe in einer eigenen Zeile aus, mit Behältern, Paletten und Befund der Stichproben.

Was geschieht mit adressierten Anschreiben? Sie bleiben in der Halle, bei den Mitarbeitern dieses Auftrags. Adressierte Anschreiben sind personenbezogene Daten: Auf Wunsch schließen wir einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, nur die Mitarbeiter des Auftrags haben Zugriff, und wir fertigen keine Kopien oder Scans der Adressen an. Welche Arbeitsschritte davon unabhängig laufen dürfen, regelt ein fester Satz: Adressierte oder personalisierte Sendungen kuvertieren wir nur in der Halle; in Heimarbeit laufen allein unadressierte Vorarbeiten wie Beilagen zusammentragen, Karten in neutrale Kuverts stecken oder Antwortkarten einlegen. Bei einem Mischmailing heißt das konkret, dass etwa die Beilagen einer Gruppe als unadressierter Satz vorbereitet werden können, das Kuvertieren mit dem Anschreiben aber an unseren Standorten stattfindet.

Wie ist die Sendung aufgebaut?

Ein Mischmailing teilt sich in einen festen Kern und einen variablen Teil. Fest sind meist das Kuvert, das Anschreiben-Layout und eine Hauptbeilage; variabel sind Gutscheine, Preislisten, Sprachfassungen, Antwortkarten mit Gruppencode oder Prämienflyer. Die Sendungsart im Detail beschreibt die Seite Mischmailing mit Empfängergruppen; besonders häufig kommt sie als Mitglieder- und Verbandspost oder als Spendenmailing mit unterschiedlichen Beilegern für Erst- und Dauerspender vor.

Als Kuvert dient meist DIN lang oder C5 mit Fenster, bei Katalogbeilagen auch C4. Wichtig ist, dass alle Gruppen dieselbe Fensterlage haben: Das Anschreiben liegt vorn, gefalzt so, dass die Anschrift im Fenster steht, und die variablen Beilagen folgen dahinter. Unterschiedliche Beilagen verändern Dicke und Gewicht je Gruppe – eine Gruppe mit Gutscheinkarte kann in eine andere Gewichtsstufe rutschen als die übrigen. Das Gewicht jeder Gruppe steht deshalb auf den Musterfotos.

Ein Mischmailing kostet von Hand 18 ct – 45 ct je Sendung bis drei Beilagen, jede weitere Beilage 1 ct – 3 ct; Gruppen, die an der Kuvertieranlage laufen, liegen bei 6 ct – 14 ct je Sendung. Bei großen Auflagen rechnen wir nach Sekunden je Sendung zum Kalkulationssatz von 16,50 € je Stunde; der Arbeitsanteil liegt dann oft unter dem Rahmen, und diese Kalkulation nach gemessener Zeit steht im Angebot. Einrichtung mit Mustersendung je Gruppe 60 € – 180 € einmalig. Porto und Freimachung sind nicht Teil unseres Angebots: Ihre Kuverts kommen mit Ihrer eigenen Freimachung, oder Ihr Postdienstleister bzw. Lettershop-Partner frankiert bei der Einlieferung. Kuverts beschaffen wir auf Wunsch mit Beleg und 8 % Zuschlag, sonst sind sie nicht Teil des Preises. Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster.

Mischmailings kuvertieren wir vom Musterlauf bis zur Großserie: von einem Verbandsrundschreiben mit zwei Gruppen und wenigen tausend Sendungen bis zu einer Abo-Kampagne mit sechs Sprach- und Regionalvarianten.