Ein Briefmailing ist dann schnell kuvertiert, wenn im Wareneingang niemand raten muss. Das gelingt mit vier Dingen: klar getrennten Paletten je Empfängergruppe und Bestandteil, einem Lieferschein mit Stückzahlen, einer schriftlichen Einlegereihenfolge samt Foto und einem fertig gepackten Referenzstück. Liegt das alles vor, bauen wir die Mustersendung am Tag des Wareneingangs und schicken sie Ihnen als Foto; nach Ihrer Freigabe beginnt die Serie. Die folgende Checkliste geht die Vorbereitung Schritt für Schritt durch – von der Palette bis zur Frage, was mit den übrigen Anschreiben geschieht.
Warum entscheidet die Anlieferung über Termin und Preis?
Bei einem Papiermailing wird die meiste Zeit nicht beim Kuvertieren verloren, sondern davor. Stehen die Beilagen dreier Gruppen gemischt auf einer Palette, muss jemand sortieren, bevor der erste Platz arbeiten kann. Fehlt die Angabe, ob die Dankeskarte vor oder hinter dem Überweisungsträger liegt, geht eine Rückfrage hinaus, und die Mustersendung wartet. Fehlen fünf Prozent der Kuverts, steht die Serie kurz vor Schluss still. Jede dieser Lücken kostet Stunden oder einen Tag – und bei einem festen Übergabetermin am Einlieferungspunkt genau den Puffer, den Sie später brauchen.
Unser Ablauf ist darauf ausgelegt, solche Lücken früh zu finden: Jede Palette wird im Wareneingang fotografiert und gegen den Lieferschein gezählt, fehlende Teile melden wir noch am selben Tag. Je vollständiger die Unterlagen ankommen, desto weniger gibt es dabei zu melden.
Wie packen Sie Paletten und Kartons für ein Mailing?
Die wichtigste Regel: ein Inhalt je Palette, oder, wenn das bei kleinen Mengen nicht geht, ein Inhalt je Lage mit deutlicher Zwischenlage. Anschreiben, Kuverts und jede Beilage stehen getrennt. Bei Mischmailings kommt eine zweite Ebene hinzu – die Empfängergruppe. Anschreiben der Gruppe A gehören nicht auf dieselbe Palette wie die der Gruppe B, auch wenn beide gleich aussehen.
| Was | Wie anliefern | Worauf wir im Wareneingang achten |
|---|---|---|
| Anschreiben | in Druckreihenfolge, je Gruppe getrennt, Kartons nummeriert | Menge je Gruppe, Reihenfolge, Zustand der Kanten |
| Kuverts oder Versandtaschen | in Originalkartons des Herstellers, mit Reserve | Format, Fensterlage, Verschlussart, Stückzahl |
| Beilagen und Antwortkarten | flach gestapelt, je Sorte eigene Kartons | Version, Falz, Stückzahl je Sorte |
| Warenmuster, Give-aways, Siegel | sortenrein, gezählt, trocken verpackt | Gewicht, Maße, Zahl je Karton |
| Referenzstück und Unterlagen | obenauf in einem gekennzeichneten Umschlag | Übereinstimmung mit Anweisung und Stückliste |
Außen auf jede Palette gehört ein Blatt mit Auftrag, Inhalt, Gruppe und Stückzahl, auf zwei Seiten sichtbar. Das klingt selbstverständlich, fehlt aber bei Lieferungen direkt aus der Druckerei am häufigsten, weil dort der Lieferschein der Druckerei und nicht Ihre Gruppeneinteilung im Vordergrund steht. Geben Sie Ihrer Druckerei die Beschriftung deshalb als Teil des Druckauftrags mit. Abholen lassen wir auf Wunsch direkt dort, die Partnerspedition ist innerhalb von 24 Stunden gebucht.
Wie halten Sie die Beilagenreihenfolge eindeutig fest?
Die Einlegereihenfolge beschreibt, in welcher Abfolge die Teile im Kuvert liegen – gezählt von der Fensterseite nach hinten. Sie bestimmt, ob die Anschrift im Fenster sitzt, ob der Empfänger zuerst das Anschreiben oder zuerst den Gutschein sieht, und ob eine dicke Beilage das Anschreiben aus der Lage schiebt. Eine gute Anweisung enthält für jeden Bestandteil:
- Position: erste, zweite, dritte Lage von der Fensterseite aus.
- Ausrichtung: bedruckte Seite nach vorn oder hinten, Oberkante zur Kuvertlasche oder zum Boden.
- Falz: ob das Teil gefalzt ankommt oder bei uns gefalzt wird, und in welcher Falzart.
- Gruppe: ob das Teil in allen Sendungen liegt oder nur in einer Empfängergruppe.
Ergänzen Sie die schriftliche Liste um ein Foto der geöffneten Sendung, bei dem die Teile leicht aufgefächert nebeneinander liegen. Aus Liste und Foto entsteht unsere elektronische Arbeitsanweisung, die an jedem Platz steht. Warum eine falsche Reihenfolge die Anschrift aus dem Fenster wandern lässt, erklärt der Ratgeber Fensterlage, Falzart und Beilagendicke.
Wozu brauchen wir ein Referenzstück, wenn es schon eine Anweisung gibt?
Ein Referenzstück ist eine Sendung, die Sie selbst so gepackt und verschlossen haben, wie sie beim Empfänger ankommen soll. Es beantwortet Fragen, die in keiner Liste stehen: wie straff das Anschreiben im Kuvert sitzt, ob die Antwortkarte hochkant oder quer liegt, wie weit ein Siegelaufkleber über die Lasche reicht. An den Handkuvertierplätzen liegt es neben der Einlegeschablone; bei jeder Stichprobe, alle 250 Sendungen, vergleicht die Schichtleitung damit.
Bei Mischmailings brauchen wir je Gruppe ein Referenzstück, mindestens aber eines für jede Beilagenvariante. Kennzeichnen Sie es deutlich, damit es nicht versehentlich in die Serie gelangt. Die Mustersendung, die wir daraus bauen, ist dann nur noch der Abgleich zwischen Ihrem Stück und unserer Arbeitsweise – und bekommt eine schnelle Freigabe.
Wie viel Reserve sollten Kuverts und Beilagen haben?
Liefern Sie Kuverts und Beilagen mit einigen Prozent über der Auflage. Die Reserve wird für die Mustersendung, das Einstellen der Kuvertieranlage und für Stücke gebraucht, die bei der Stichprobe aussortiert werden – etwa ein Kuvert mit eingerissener Lasche oder eine verschmierte Beilage. Anschreiben mit Anschrift sind die Ausnahme: Sie lassen sich nicht nachdrucken, ohne dass Ihre Druckerei beteiligt ist. Planen Sie deshalb mit Ihrer Druckerei, wie ein beschädigtes Anschreiben ersetzt wird, bevor der Fall eintritt.
Kuverts, Anschreiben, Beilagen und Warenmuster stellen Sie bei; Kuverts, Postbehälter und Kartons können wir nach Ihrer Spezifikation beschaffen und mit Beleg und 8 % Handlingzuschlag abrechnen. Beschaffen wir Kuverts, prüfen wir die Passform an der Mustersendung, bevor die ganze Menge bestellt ist.
Welche Angaben braucht die Übergabe am Ende?
Das fertig kuvertierte Mailing wird gebündelt, in Postbehälter oder Kartons gepackt und auf Paletten mit Mengenaufkleber gestellt. Dafür brauchen wir vor Produktionsbeginn Ihre Bündelvorgabe. Gebündelt wird nach der Leitregion- oder PLZ-Liste, die Sie oder Ihr Postdienstleister uns mitgeben – zu Tarifen und Einlieferungsbedingungen beraten wir nicht. Außerdem: Behälterart, Übergabeort mit Anlieferzeiten und den Termin, an dem die Paletten dort stehen sollen. Porto und Freimachung sind nicht Teil unseres Angebots: Ihre Kuverts kommen mit Ihrer eigenen Freimachung, oder Ihr Postdienstleister bzw. Lettershop-Partner frankiert bei der Einlieferung.
Mit der Übergabe erhalten Sie das Mengenprotokoll je Behälter und Palette als Excel- oder PDF-Datei und Fotos der verladenen Paletten. Es ist Ihr Beleg gegenüber dem Einlieferungspunkt und gegenüber der internen Kostenstelle.
Was passiert mit Restmengen und aussortierten Anschreiben?
Nach jeder Serie bleiben Kuverts, Beilagen und manchmal Anschreiben übrig – als Reserve, als Überdruck oder weil eine Gruppe kleiner war als geplant. Fehl-, Über- und Restmengen gehen gezählt an Sie zurück oder werden nach Ihrer schriftlichen Vorgabe vernichtet. Legen Sie das schriftlich fest, bevor die Serie beginnt: Rückversand mit der Übergabe, Einlagerung für eine Folgeaussendung oder Vernichtung. Für Anschreiben mit Anschrift gilt zusätzlich: Adressierte Anschreiben sind personenbezogene Daten: Auf Wunsch schließen wir einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, nur die Mitarbeiter des Auftrags haben Zugriff, und wir fertigen keine Kopien oder Scans der Adressen an.
Aussortierte Sendungen aus der Stichprobe werden neu gepackt, wenn die Teile noch einwandfrei sind, sonst gezählt zur Restmenge gelegt. Im Mengenprotokoll steht, wie viele es waren und warum.
Welche Fehler bei der Anlieferung kommen am häufigsten vor?
- Gruppen gemischt auf einer Palette: Sortieren kostet Zeit vor dem ersten Handgriff – besser getrennt anliefern.
- Kuverts ohne Reserve: Die Serie stoppt kurz vor Schluss, Nachlieferung dauert Tage.
- Einlegereihenfolge nur mündlich: Ohne Liste und Foto folgt eine Rückfrage, die Mustersendung verzögert sich.
- Kein Referenzstück bei Sonderformat: Die Frage, wie straff die Karte sitzen soll, klärt erst ein Foto hin und her.
- Bündelvorgabe erst am Ende: Ist die Liste nicht vor Produktionsbeginn da, müssen fertige Behälter neu gepackt werden.
Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Unterlagen vollständig sind, schicken Sie uns vor der Abholung ein Foto der Paletten und die Stückliste. Wir sehen dann, was fehlt, bevor die Spedition fährt. Wie die Kuvertierung selbst abläuft, beschreibt die Seite Kuvertieren und Mailings; bei Mailings mit mehreren Gruppen lohnt der Blick auf das Mischmailing nach Empfängergruppen.
