Bevor ein Warenmuster ins Kuvert kommt, sollten drei Fragen geklärt sein: Wie dick wird die fertige Sendung an der dicksten Stelle, wie schwer ist sie mit allen Teilen, und schließt das Kuvert danach noch sauber? Warenmuster werden bei APOOL WERKE grundsätzlich von Hand eingelegt, jede Sendung läuft über die Gewichtskontrolle mit der Zählwaage, und der Richtwert für das Einlegen liegt bei 25 ct bis 60 ct je Sendung (Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster). Gearbeitet wird an unseren Standorten in Tschechien, die Unterlagen holt eine Partnerspedition binnen 24 Stunden in Deutschland oder Österreich ab.
Ob Stoffmuster, Sachet mit Creme, Saatgut-Tütchen, Farbfächer oder ein kleiner Anstecker: Das Muster macht aus einem flachen Brief einen Körper mit Kanten und Gewicht. Hier steht, was Sie vor der Vergabe festlegen und was wir an der Mustersendung messen.
Warum kann ein Warenmuster nicht maschinell kuvertiert werden?
Die Kuvertieranlage ist für flache, gleichmäßige Beilagen in DIN lang und C5 gebaut. Ein Muster ist fast immer ungleichmäßig: an einer Stelle dicker als der Rest, rutschig, druckempfindlich oder so geformt, dass es beim Einschieben hängen bleibt. Sobald eine Beilage mehr als 5 mm aufträgt oder sich nicht zuverlässig greifen lässt, legen wir von Hand ein. An den Handplätzen gibt es eine Einlegeschablone, die zeigt, wo das Muster liegen soll, und ein Referenzstück der freigegebenen Sendung. Das klingt langsamer, ist es auch, aber es ist der einzige Weg, bei dem das Muster nach dem Verschließen noch dort liegt, wo es liegen soll. Mehr dazu auf der Seite Warenmuster und Give-aways kuvertieren.
Welche Dicke verträgt das Kuvert?
Entscheidend ist nicht die durchschnittliche, sondern die höchste Stelle der fertigen Sendung. Ein Sachet mit 3 mm, ein gefaltetes Anschreiben und ein Flyer ergeben in einem C5-Kuvert schnell eine Beule, an der die Lasche nicht mehr plan aufliegt. Drei Punkte sollten Sie klären:
- Kuvertformat mit Luft: Für flache Muster reicht oft C5, bei Kleinteilen und dickeren Sachets ist ein C4-Kuvert, eine Versandtasche mit Seitenfalte oder ein Luftpolster-Kuvert die bessere Wahl.
- Lage des Musters: Liegt das Muster unten im Kuvert, drückt es nicht gegen die Lasche. Liegt es im Fensterbereich, verdeckt es womöglich die Anschrift. Wir legen die Lage in der Arbeitsanweisung fest.
- Stapelbarkeit: Dicke Sendungen kippen im Behälter, wenn das Muster immer auf derselben Seite sitzt. Abwechselnd gedreht stapeln geht nur, wenn die Bündelvorgabe das zulässt.
Wie wird das Gewicht jeder Sendung geprüft?
Bei Warenmustern ist die Gewichtskontrolle der wichtigste Prüfschritt, weil ein fehlendes oder doppeltes Muster von außen nicht zu sehen ist. Das Vorgehen: Die freigegebene Mustersendung wird gewogen, ihr Gewicht wird als Sollwert mit einer kleinen Toleranz in der Arbeitsanweisung hinterlegt. Am Platz kommt jede fertige Sendung auf die Tischwaage; liegt sie außerhalb der Toleranz, wird sie geöffnet. Die Zählwaage ermittelt zusätzlich aus dem Gewicht eines vollen Behälters die Stückzahl darin, so dass Behälterinhalt und Mengenprotokoll zusammenpassen. Unabhängig davon öffnet die Schichtleitung alle 250 Sendungen eine Stichprobe und sieht nach Vollständigkeit, Lage und Verschluss.
Das Gewicht spielt auch außerhalb unserer Halle eine Rolle: Viele Absender planen ihre Aussendung auf eine bestimmte Gewichtsstufe ihres Postdienstleisters. Wir messen an der Mustersendung, wo das tatsächliche Gewicht liegt, und nennen Ihnen den Wert, bevor die Serie beginnt. Welche Stufe gilt und was sie kostet, klären Sie mit Ihrem Dienstleister. Porto und Freimachung sind nicht Teil unseres Angebots: Ihre Kuverts kommen mit Ihrer eigenen Freimachung, oder Ihr Postdienstleister bzw. Lettershop-Partner frankiert bei der Einlieferung.
Welcher Verschluss hält ein Muster sicher im Kuvert?
Haftklebende Kuverts mit Abdeckstreifen sind für Muster die unkomplizierteste Wahl: Der Klebestreifen hält auch bei etwas Spannung, und niemand muss befeuchten. Bei Kuverts mit Lasche ohne Kleber prüfen wir, ob ein Siegelaufkleber als Verschluss genügt. Kritisch wird es, wenn das Muster die Lasche von innen hochdrückt: Dann öffnet sich die Klebung nach einigen Tagen im Behälter wieder. Deshalb wird an der Mustersendung nicht nur einmal geschlossen, sondern die geschlossene Sendung einige Zeit liegen gelassen und dann erneut angesehen.
Lose Kleinteile, die im Kuvert wandern, können an der Ecke durchscheuern. Hier hilft eine Trägerkarte, auf der das Muster mit einem Klebepunkt sitzt. Das Aufkleben kostet zusätzliche Sekunden: Bei unserem Beispiel unten wären es mit einem angenommenen Klebepunkt etwa 23 statt 19 Sekunden je Sendung. Die tatsächliche Zeit messen wir an der Mustersendung.
Welche Punkte sollten vor der Vergabe geklärt sein?
| Punkt | Was Sie angeben | Was wir an der Mustersendung prüfen |
|---|---|---|
| Muster | Art, Maße, höchste Stelle, empfindliche Seiten | Lage im Kuvert, Druckstellen nach dem Verschließen |
| Kuvert | Format, Fenster ja oder nein, Verschlussart | ob die Lasche plan schließt und das Fenster frei bleibt |
| Beilagen | Anschreiben, Flyer, Antwortkarte, Einlegereihenfolge | Reihenfolge und Sichtseite beim Öffnen |
| Gewicht | geplante Gewichtsstufe, falls vorhanden | Sollgewicht der fertigen Sendung und Toleranz |
| Mengen | Stückzahl, Reserve an Mustern | Abgleich im Wareneingang, Meldung bei Unterdeckung |
| Übergabe | Behälter oder Karton, Bündelvorgabe, Zielort | Stapelhöhe und Gewicht je Behälter |
Kuverts, Anschreiben, Beilagen und Warenmuster stellen Sie bei; Kuverts, Postbehälter und Kartons können wir nach Ihrer Spezifikation beschaffen und mit Beleg und 8 % Handlingzuschlag abrechnen.
Was kostet es, 8.000 Warenmuster zu kuvertieren?
Ein Rechenbeispiel: Ein Naturkosmetikhersteller aus der Region Tübingen schickt 8.000 Fachhändlern ein Sachet seiner neuen Pflegelinie, dazu ein gefaltetes Anschreiben und einen Flyer, im C5-Kuvert mit Haftklebung. Je Sendung fallen Kuvertieren (8 s), Falzen (3 s), Muster einlegen (6 s) und eine Beilage (2 s) an, zusammen 19 Sekunden.
| Position | Wert |
|---|---|
| Sendungen | 8.000 |
| Sekunden je Sendung | 19 |
| Arbeitsstunden | 42 |
| Arbeit (Kalkulationssatz 16,50 € je Stunde) | 697 € |
| Einrichtung mit Mustersendung | 60 € |
| Transport, 2 Paletten hin und zurück | 544 € |
| Gesamt | 1.301 € |
| je Sendung, davon Arbeit | 16,3 ct, davon 8,7 ct |
Die Rechnung nach gemessener Zeit ist das, was im Angebot steht; der Rahmen von 25 ct bis 60 ct je Sendung umfasst je nach Auflage und Muster auch Einrichtung und Sonderaufwand. Kuverts, Muster und Versandkosten sind nicht enthalten. Richtwerte 2026 – unverbindlich. Ihr konkretes Angebot erhalten Sie nach Anfrage und Muster.
Was passiert mit übrigen oder beschädigten Mustern?
Muster, die beim Einlegen beschädigt werden oder schon beschädigt ankommen, legen wir beiseite und zählen sie getrennt. Wir öffnen keine Primärverpackung und füllen nichts um; ein undichtes Sachet wird aussortiert, nicht repariert. Fehl-, Über- und Restmengen gehen gezählt an Sie zurück oder werden nach Ihrer schriftlichen Vorgabe vernichtet. Im Mengenprotokoll stehen verarbeitete, aussortierte und übrige Muster je Los, so dass Sie Ihren Bestand ohne Nachzählen fortschreiben können.
Möchten Sie Muster ohne Anschreiben und ohne Kuvert verteilen, ist das keine Kuvertierarbeit mehr; diese Leistung bietet APOOL WERKE auf apool.de als Versand von Mustern und Kleinwaren an.
Wie läuft ein Auftrag mit Warenmustern ab?
Nach Ihrer Anfrage mit Muster, Kuvert und Stückzahl kommt das Angebot innerhalb von 24 Stunden. Die Spedition holt Muster, Drucksachen und Kuverts bei Ihnen oder bei der Druckerei ab. Im Wareneingang wird gezählt und fotografiert, noch am Tag des Wareneingangs bauen wir die Mustersendung und schicken Ihnen Foto und Gewicht. Nach Ihrer Freigabe läuft die Serie mit Stichprobe und Waage, danach wird nach Ihrer Vorgabe gebündelt, verpackt und übergeben. Beispiele für typische Aufbauten finden Sie unter Warenmuster im Kuvert und Händler- und Vertriebsmailing, die Anfrage direkt unter Anfrage stellen.
