Ob ein Papiermailing auf die Kuvertieranlage oder an einen Handkuvertierplatz geht, hängt bei uns an fünf Merkmalen der Sendung: Format, Dicke, Zahl und Gleichförmigkeit der Beilagen, Verschluss und Wechsel zwischen Empfängergruppen. Standardbriefe im Format DIN lang und C5 mit gleichbleibenden Beilagen laufen maschinell, alles andere von Hand. Dieser Ratgeber zeigt, wo die Grenze genau verläuft, was beide Wege 2026 je Sendung kosten und warum der Preis selten das Argument ist, das die Entscheidung trägt.
Welche Sendungen kann eine Kuvertieranlage verarbeiten?
Eine Kuvertieranlage ist auf Wiederholung gebaut. Sie zieht Blatt für Blatt aus Anlegern, falzt das Anschreiben, schiebt den Stapel in ein vorgeöffnetes Kuvert und verschließt es. Das funktioniert zuverlässig, solange jedes Teil gleich groß, gleich dick und in gleicher Reihenfolge vorliegt. Bei uns heißt das konkret: Kuverts DIN lang und C5, bis zu 5 Beilagen, die über die ganze Auflage gleich bleiben, und ein Inhalt, der flach genug ist, um ohne Stau durch die Führungen zu laufen.
Typische Kandidaten sind der Serienbrief mit Antwortkarte, die Beitragsrechnung eines Verbands oder das Abo-Angebot mit Bestellschein. Sie alle haben ein gefalztes A4-Anschreiben und ein paar flache Beilagen – genau die Aufgabe, für die die Anlage da ist. Wie ein solches Mailing im Detail aufgebaut ist, beschreibt die Sendungsart Serienbrief mit Beilagen.
Was lehnt die Anlage ab – und warum geht es dann von Hand?
Die Maschine lehnt nicht aus Laune ab, sondern weil ein Teil ihren Takt stört. Die häufigsten Gründe sehen Sie in der Gegenüberstellung:
| Kriterium | maschinell | von Hand |
|---|---|---|
| Kuvertformat | DIN lang und C5 | Sonderformate C6 bis B4, quadratische Kuverts, Versandtaschen |
| Beilagen | bis 5, über die Auflage gleichbleibend | beliebig viele, auch je Gruppe unterschiedlich |
| Dicke des Inhalts | flacher Stapel | auch Beilagen über 5 mm, Broschüren, Kataloge |
| Warenmuster, Give-aways | nicht vorgesehen | Sachets, Karten, Gutscheine, Kleinteile mit Gewichtskontrolle |
| Verschluss | Standardverschluss des Kuverts | Lasche eingesteckt, Siegelaufkleber, Wachssiegel, Schleife |
| Einlegereihenfolge | eine Reihenfolge für alle Sendungen | wechselnde Reihenfolgen nach Stückliste |
| Tempo | für große, einheitliche Auflagen | 250 – 400 Sendungen je Platz und Stunde |
| Richtwert je Sendung 2026 | 6 ct – 14 ct | 18 ct – 45 ct bis drei Beilagen |
Hinter jeder Zeile steckt ein praktischer Grund. Eine quadratische Einladungskarte passt in keinen Anleger für Briefbögen. Eine Broschüre mit Rückenstärke verklemmt sich in der Einschubstrecke. Ein Sachet mit Creme würde beim maschinellen Schieben verrutschen oder platzen. Und ein Wachssiegel setzt niemand im Takt einer Maschine. Solche Sendungen gehören an einen Platz mit Einlegeschablone und Referenzstück, an dem eine Person die Teile in der freigegebenen Reihenfolge zusammenlegt – mehr dazu auf der Seite zur Handkuvertierung.
Wann lohnt sich Handkuvertierung auch bei einem Standardformat?
Es gibt Fälle, in denen ein Brief im Format DIN lang trotzdem von Hand kuvertiert wird. Der häufigste ist das Mischmailing mit vielen kleinen Gruppen: Wechselt die Beilage alle paar hundert Sendungen, kostet jedes Umrüsten der Anlage mehr Zeit, als die Handplätze für die ganze Gruppe brauchen. Ein zweiter Fall sind sehr kleine Auflagen, bei denen sich das Einrichten der Maschine nicht rechnet. Ein dritter sind empfindliche Drucksachen – etwa Anschreiben mit Prägung oder Veredelung –, die Spuren von Transportrollen zeigen würden.
Umgekehrt spricht wenig dafür, eine große, einheitliche Auflage absichtlich von Hand zu kuvertieren. Die Anlage schafft sie gleichmäßiger und bindet keine Handplätze, die für Sonderformate gebraucht werden. Wir schlagen deshalb nach dem Blick auf das Referenzstück den Weg vor, der zur Sendung passt, und begründen ihn im Angebot.
Was kosten ein maschinelles Briefmailing und eine Einladung von Hand?
Zwei typische Aufträge, jeweils mit Abholung und Rückweg über eine Partnerspedition, Porto nicht enthalten und Kuverts beigestellt:
- Maschinell: Ein Stadtwerk aus dem Sauerland lässt 40.000 Kundenbriefe DIN lang mit Fenster kuvertieren – Anschreiben gefalzt, dazu zwei Beilagen, alles gleich für alle Empfänger (589 km Straße ab Hagen, 4 Paletten).
- Von Hand: Eine Hochschule aus Oberbayern verschickt 3.000 Einladungen zu einem Festakt: Karte, Antwortkarte und Rückumschlag im quadratischen Kuvert, verschlossen mit Siegelaufkleber (264 km, 1 Palette, aufwendigere Einrichtung mit Einlegeschablone).
| Posten | Briefmailing maschinell | Einladung von Hand |
|---|---|---|
| Sendungen | 40.000 | 3.000 |
| Rechengrundlage | Mittelwert des Richtwerts je Sendung | 24 Sekunden je Sendung × 16,50 € je Stunde |
| Arbeitsstunden von Hand | – | rund 20 |
| Kuvertieren | 4.000 € | 330 € |
| Einrichtung | 60 € | 180 € |
| Transport hin und zurück | 1.400 € | 206 € |
| Gesamt | 5.460 € | 716 € |
| Je Sendung, nur Kuvertieren | 10 ct | 11 ct |
| Je Sendung, alles inklusive | 13,7 ct | 23,9 ct |
Richtwerte 2026 – unverbindlich. Ihr konkretes Angebot erhalten Sie nach Anfrage und Muster. Die Einladung setzt sich aus 8 Sekunden für das Füllen und Schließen des Kuverts, zweimal 2 Sekunden für Antwortkarte und Rückumschlag und 12 Sekunden für den Siegelaufkleber zusammen. Die Hälfte der Zeit geht also in den Verschluss – ein Punkt, an dem sich bei Einladungen am ehesten sparen lässt, wenn das Siegel nicht zwingend ist.
Beim Briefmailing fällt auf, wie viel der Transport ausmacht: Bei einer mittleren Entfernung nach Nordrhein-Westfalen ist er ein spürbarer Teil der Rechnung. Wer zwei Aussendungen desselben Quartals zusammen anliefert, senkt diesen Posten je Sendung deutlich. Die Einladung ist klein genug, dass eine einzige Palette reicht; hier treibt eher die Einrichtung den Preis je Stück.
Warum ist Handarbeit nicht automatisch teurer?
Die beiden Rechenwege sind nicht dieselbe Messlatte. Der maschinelle Wert ist der Mittelwert unseres Richtwerts je Sendung; er deckt Falzen, bis zu drei Beilagen, Verschließen, das Einstellen der Anlage und die Stichprobe ab. Die Handrechnung zählt dagegen nur die gemessenen Sekunden am Platz. Im fertigen Angebot steht bei Handkuvertierung, was die Mustersendung an Zeit zeigt – bei großen Auflagen liegt das oft unter dem Rahmen von 18 ct – 45 ct, bei kleinen Auflagen mit Sonderformat und Siegel eher darin.
Für Ihre Entscheidung heißt das: Vergleichen Sie nicht den Maschinenwert mit einer Sekundenrechnung, sondern ein vollständiges Angebot mit einem anderen. Die Frage „maschinell oder von Hand?“ beantwortet die Sendung – die Frage „was kostet es?“ beantwortet das Angebot nach Muster.
Was kommt bei beiden Wegen zusätzlich hinzu?
- Jede weitere Beilage: 1 ct – 3 ct je Sendung über drei Beilagen hinaus.
- Warenmuster oder Give-away: 25 ct – 60 ct je Sendung einschließlich Gewichtskontrolle mit der Zählwaage.
- Bündeln und Behälter: 8 € – 15 € je 1.000 Sendungen nach Ihrer Bündelvorgabe.
- Einrichtung: 60 € – 180 € einmalig für Mustersendung, Arbeitsanweisung und Einlegeschablone.
- Wochenende oder Feiertag: + 25 % auf die Arbeitszeit, Express + 15 %.
Porto und Freimachung sind nicht Teil unseres Angebots: Ihre Kuverts kommen mit Ihrer eigenen Freimachung, oder Ihr Postdienstleister bzw. Lettershop-Partner frankiert bei der Einlieferung. Kuverts, Anschreiben, Beilagen und Warenmuster stellen Sie bei; Kuverts, Postbehälter und Kartons können wir nach Ihrer Spezifikation beschaffen und mit Beleg und 8 % Handlingzuschlag abrechnen.
Wie finden Sie heraus, welcher Weg für Ihr Mailing gilt?
Am schnellsten mit einem Foto oder einem fertig gepackten Referenzstück. Daran sehen wir Format, Dicke, Beilagen und Verschluss und können sagen, ob die Anlage die Sendung verarbeitet oder ob sie an Handplätze geht. Mit Stückzahl, Termin und Übergabeort erhalten Sie binnen 24 Stunden ein Angebot je Sendung. Die tatsächliche Zeit messen wir an der Mustersendung, die am Tag des Wareneingangs als Foto bei Ihnen liegt – erst mit Ihrer Freigabe startet die Serie. Wie sich der Preis je Sendung bei wachsender Auflage verändert, rechnet der Ratgeber Was kostet Kuvertieren pro Sendung? vor; überschlagen können Sie Ihren Auftrag im Kuvertierrechner. Einen Überblick über das Kuvertieren im gesamten Leistungsangebot von APOOL WERKE finden Sie auf apool.de.
